„Wissensfabrik – Unternehmen für Deutschland e.V.“: So lautet der komplette Organisationsname der Wissensfabrik als eingetragener Verein. Das Finanzamt hat direkt nach der Gründung im Jahre 2005 die Gemeinnützigkeit nach § 52 Absatz 1 Satz 2 Nr. 7 Abgabenordnung („Förderung der Volks- und Berufsbildung einschließlich der Studentenhilfe“) anerkannt – weil die Tätigkeit der Wissensfabrik darauf ausgerichtet ist, die Allgemeinheit zu fördern. Dies bedeutet, dass die Mittel, die ihr zur Verfügung stehen, primär einer Selbstlosigkeit unterliegen und in diesem Sinne ver-wendet werden. Auch muss der Verein sparsam wirtschaften und Einnahmen zeitnah dem steuerbegünstigten Satzungszweck zufließen lassen.

Spenden kommen Kindern zugute

Im Gegenzug ist die Wissensfabrik von der Zahlung der Körperschafts- und Gewerbesteuer befreit. Und als gemeinnütziger Verein darf sie Zuwendungsbestätigungen ausstellen, die den steuerlichen Abzug von Spenden ermöglichen. Für die Mitglieder der Wissensfabrik umfasst dies beispielsweise neben ihrem Mitgliedsbeitrag Spenden für Projektmaterial, welches Bildungsein-richtungen die Umsetzung der Projekte ermöglicht, und Sachspenden, die der Arbeit des Vereins zugutekommen. „Die Arbeit der Wissensfabrik als gemeinnütziger Verein wird neben den Mitgliedsbeiträgen vor allem von Spenden getragen. Die Spenden fließen insbesondere in die Umsetzung von Bildungsprojekten. Davon profitieren Kitas und Schulen“, sagt Lilian Knobel, Vorstandsvorsitzende der Wissensfabrik.

Bisher hoher Verwaltungsaufwand

Der Verwaltungsaufwand, der sich aus diesem Konstrukt ergibt, ist hoch. In der Vergangenheit nahm dies nicht nur Zeit in Anspruch. Auch wurde viel Papier benötigt. Deshalb hat der Vorstand der Wissensfabrik im Sommer 2021 die Digitale Signatur eingeführt, nachdem das Finanzamt dem entsprechenden Antrag zugestimmt hatte. „Bisher ging ein Papierexemplar nach der Unterschrift unserer Vorstandsvorsitzenden per Post an ein weiteres Vorstandsmitglied zur Zweitunterschrift und kam mit der Post zurück. Anschließend wurde das Dokument erneut per Post an den Empfänger geschickt und parallel gescannt und archiviert“, erläutert Miriam Schulden von der Wissensfabrik-Geschäftsstelle.

Digitale Signatur möglich

Handelte es sich um ein Dokument, das gegengezeichnet werden musste, beispielsweise um einen Vertrag, war zusätzlich der Rückversand per Post nötig. „Das dauerte manchmal eher Wochen als Tage“, erinnert sich Miriam Schulden. Nun laufe der gesamte Prozess über Adobe Sign innerhalb weniger Stunden ab. Statt eines Papierexemplars erhalten die Unterzeichner eine E-Mail mit der Aufforderung, „digital“ zu unterschreiben. Sobald alle Unterschriften eingesammelt wurden, erhält jede*r das Dokument als unterschriebenes PDF. Ist eine Weiterleitung des Schriftstücks nötig, so kann auch dies ganz schnell per E-Mail erledigt werden – eine riesige Zeitersparnis für alle Beteiligten.

Erleichterung bei Veranstaltungsorganisation

Auch die Veranstaltungsorganisation ist durch die digitale Bearbeitung einfacher geworden. Bei Speedmentoring, Student2Start-up und WECONOMY beispielsweise müssen alle Teilneh-mer*innen im Vorfeld Geheimhaltungserklärungen leisten. Schließlich sind bei diesen Formaten Fach- und Führungskräfte der Wissensfabrik-Mitglieder mit Start-ups im Dialog – Vertraulichkeit ist dabei sehr wichtig und ein wichtiger Erfolgsfaktor für nachhaltige Unterstützung.

Zudem entlastet es auch das Gehirn und die eigene To-Do-Liste, wenn solche Aufgaben zeitnah erledigt und damit abgehakt werden können – ob gedanklich oder auf dem Papier …